Zarządzenie nr 91/2005 z 27 grudnia 2005 r.

Niniejsze zarządzenie określa szczegółowe zasady organizacji kontroli w Urzędzie Miejskim w Mosinie, zwanym dalej “Urzędem" oraz zasady i tryb przeprowadzania kontroli przez komórki organizacyjne Urzędu w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Burmistrza Gminy Mosina.
Ilekroć w niniejszym zarządzeniu mowa jest o:

Regulaminie, to należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Mosinie nadany Urzędowi przez Burmistrza Gminy Mosina. Postanowienia ogólne dotyczące działalności kontrolnej w Urzędzie określone są w tym Regulaminie;
Gminie, Burmistrzu, zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, referacie, to pojęcia te należy rozumieć zgodnie z definicjami Regulaminu;
jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Burmistrza, to należy przez to rozumieć gminne jednostki organizacyjne oraz inne jednostki organizacyjne, w stosunku do których Burmistrzowi Gminy Mosina przypisano obowiązki w zakresie kontroli i nadzoru.

Niniejszego zarządzenia, nie stosuje się, jeżeli z przepisów szczególnych wynikają inne zasady lub tryb prowadzenia kontroli.

W sprawach procedury kontroli prawidłowości wykonania zadania publicznego i wykorzystania środków publicznych przyznanych na jego realizację, w trybie otwartego konkursu ofert stosuje się odrębne zarządzenie Burmistrza Gminy Mosina.

zapewnienie informacji niezbędnych dla kierowania gospodarką gminną i podejmowania decyzji;
ocena stopnia realizacji celów i wykonania zadań, prawidłowości i legalności działania oraz skuteczności stosowanych form i środków;
ocena prawidłowości procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem;
doskonalenie pracy Urzędu oraz jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Burmistrza.

System kontroli w Urzędzie obejmuje: kontrolę wykonywaną przez przełożonych w stosunku do podległych im pracowników, kontrolę wewnętrzną, której poddawane są komórki organizacyjne Urzędu, oraz kontrolę zewnętrzną, której poddawane są jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Burmistrza.
Kierownicy referatów i ich zastępcy, kierownicy komórek organizacyjnych oraz inni sprawujący funkcje związane z kierowaniem zespołami, zobowiązani są do prowadzenia kontroli w stosunku do podległych im pracowników w zakresie realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy, regulaminów oraz kart stanowisk pracy.
Kontrolę wewnętrzną wykonują:

Audytor Wewnętrzny - w zakresie kontroli: organizacji, zarządzania i funkcjonowania, w tym także przestrzegania prawa zamówień publicznych;
Referat finansowo - budżetowy w zakresie kontroli określonej w ustawie o finansach publicznych;
Referat Organizacyjny - w zakresie dyscypliny pracy;
Biuro Obsługi Interesantów - w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania i terminowości rozpatrywania skarg i wniosków;
Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych - w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
Administrator Bezpieczeństwa Informacji - w zakresie ochrony danych osobowych w systemach informatycznych;
doraźnie powoływane zespoły, w zakresie ustalonym każdorazowo.

Kontrolę zewnętrzną w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Burmistrza wykonują:

Audytor Wewnętrzny - w zakresie kontroli: organizacji, zarządzania i funkcjonowania oraz przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych;
referaty, za pośrednictwem których Burmistrz wykonuje nadzór nad tymi jednostkami - w zakresie kontroli funkcjonowania i organizacji oraz kontroli realizacji zadań przypisanych tym jednostkom;
doraźnie powoływane zespoły, w zakresie ustalonym każdorazowo.

Kontrolę wykorzystania dotacji na realizację zadań publicznych przez podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych wykonuje referat finansowo-budżetowy.
Kontrolę zgodności z prawem, prowadzi na zasadach określonych w odrębnych przepisach Radca Prawny.

Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie rocznego planu kontroli. Plan określa jednostki kontrolowane i zakres kontroli oraz przewidywane terminy przeprowadzania czynności kontrolnych.
Roczny plan kontroli sporządza Audytor Wewnętrzny do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego rok objęty planem kontroli na podstawie informacji otrzymanych od podmiotów zobowiązanych do przeprowadzenia kontroli.
Plan kontroli zatwierdza Burmistrz po akceptacji właściwego zastępcy Burmistrza, Sekretarza albo Skarbnika nadzorującego pracę podmiotu zobowiązanego do prowadzenia kontroli.
Polecenie przeprowadzenia w komórce lub jednostce organizacyjnej kontroli doraźnej, tj. kontroli nie ujętej w planie kontroli, wydaje podmiotowi przeprowadzającemu kontrolę nadzorujący tę komórkę lub jednostkę: Burmistrz, zastępca Burmistrza, Sekretarz albo Skarbnik. Polecenie przeprowadzenia kontroli wyżej wymienieni wydają z własnej inicjatywy albo na wniosek osoby kierującej komórką lub jednostką, która ma być poddana kontroli.
Sprawozdanie z realizacji planu kontroli za poprzedni rok Audytor Wewnętrzny składa Burmistrzowi do dnia 31 marca roku następnego.

Kontrolę przeprowadzają pracownicy, którym przypisano takie zadania oraz pracownicy, którym doraźnie zlecono przeprowadzenie kontroli bądź badania.
Czynności kontrolne wykonują pracownicy wyznaczeni do prowadzenia kontroli, zwani dalej “kontrolującymi", jednoosobowo lub w zespołach.
Do przeprowadzania kontroli zespołowych, mogą być włączeni pracownicy różnych komórek i jednostek organizacyjnych Urzędu.
Powołujący zespół wyznacza osobę kierującą zespołem kontrolnym.

Podstawą do wykonywania czynności kontrolnych w komórkach organizacyjnych Urzędu, jak i w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Burmistrza, dla kontroli ujętych w planie, jest stosowne upoważnienie Burmistrza Gminy, a dla pozostałych kontroli upoważnienie Burmistrza oraz polecenie przeprowadzenia kontroli wystawione przez Burmistrza bądź właściwego zastępcę Burmistrza, Sekretarza albo Skarbnika.

Do przeprowadzenia kontroli zagadnień zakwalifikowanych jako niejawne, wymagane jest ponadto uprawnienie określone w odrębnych przepisach prawa.

Kontrolujący podlega wyłączeniu od czynności kontrolnych, jeżeli wyniki kontroli mogą oddziaływać na jego prawa lub obowiązki albo na prawa lub obowiązki jego małżonka, krewnych, powinowatych, bądź osób, z którymi pozostaje w bliskich stosunkach.
O przyczynach powodujących wyłączenie kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić Burmistrza, który decyduje o jego wyłączeniu.

Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscach wykonywania jej zadań, albo w miarę potrzeby w siedzibie podmiotu przeprowadzającego kontrolę.
Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostkach kontrolowanych, a jeżeli tego wymaga dobro kontroli - również poza godzinami pracy.

Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kontrolujący okazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej dokumenty uprawniające do przeprowadzenia kontroli.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany zapewnić kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, oraz spowodować niezwłoczne przedstawienie żądanych materiałów i zapewnić terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników jednostki.

Kontrolujący dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie dowodów i z należytą starannością.
Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty i dowody rzeczowe, dane ewidencji i sprawozdawczości, oględziny, zeznania świadków, opinie biegłych, szkice, zdjęcia fotograficzne, jak również pisemne notatki, wyjaśnienia i oświadczenia.
Pobranie dowodów rzeczowych powinno być opisane w protokole i odbywać się, o ile to możliwe, w obecności osób odpowiedzialnych za kontrolowane stanowisko pracy. Dowód rzeczowy powinien być zaopatrzony przez przedstawiciela jednostki kontrolowanej i kontrolującego w trwałe cechy lub znaki, uniemożliwiające zastąpienie go innymi.
Przy kontroli magazynu, kontroli kasy i podobnych czynnościach niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej za dany dział lub odcinek pracy, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej.
Z przebiegu czynności, o których mowa w ust. 4, sporządza się protokół, który podpisują kontrolujący oraz osoby wymienione w ust. 4.

Dowody zbierane w toku kontroli powinny być zabezpieczone i przechowywane w sposób wyłączający do nich dostęp osób nieuprawnionych.
Kontrolujący dokonuje zabezpieczenia dowodów niezbędnych do dalszego postępowania przez:

oddanie dowodów na przechowanie kierownikowi jednostki kontrolowanej lub jego zastępcy, według sporządzonego protokołu zabezpieczenia dowodów;
zabranie dowodów z jednostki kontrolowanej, na podstawie protokołu zabezpieczenia, zwłaszcza w razie ujawnienia nieprawidłowości i działań noszących znamiona czynów przestępczych.

O zwolnieniu dowodów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący.

Kontrolujący może sporządzić lub zlecić jednostce kontrolowanej sporządzenie niezbędnych dla kontroli odpisów oraz wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.
Zgodność odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń z dokumentami potwierdza pracownik sporządzający albo kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej, w której dokument się znajduje. Zgodność odpisów, wyciągów, zestawień i obliczeń opartych na dokumentach finansowo-księgowych potwierdza główny księgowy.

Każdy pracownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany na żądanie kontrolującego udzielić wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych dotyczących przedmiotu kontroli, w terminie wyznaczonym przez kontrolującego.
Wyjaśnienia ustne mogą być przyjęte i zaprotokołowane w formie odpowiedzi na zadane konkretne pytania.

Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w przedmiocie kontroli.
Składane przez pracownika ustne oświadczenie podlega zapisaniu w protokole przyjęcia oświadczenia.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący informuje kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych uchybieniach i nieprawidłowościach wskazując równocześnie na celowość niezwłocznego podjęcia działań zapobiegawczych i usprawniających.
Za niezwłoczne podjęcie działań zapobiegawczych i zaradczych, a także usprawniających oraz sposób ich zastosowania w trakcie kontroli odpowiada kierownik jednostki kontrolowanej.

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który powinien zawierać stwierdzone fakty, stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w badanym okresie, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia (ze wskazaniem naruszonych przepisów), ich przyczyny i skutki oraz osoby odpowiedzialne.
Protokół powinien zawierać ponadto:

wskazanie podstawy przeprowadzenia kontroli;
nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu i dokładny jej adres;
imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego oraz numer i datę polecenia przeprowadzenia kontroli;
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem przerw w kontroli;
określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;
imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej, a w miarę potrzeby głównego księgowego i innych kierowników komórek organizacyjnych oraz okres zatrudnienia w tej jednostce;
informacje o sprawdzeniu prawidłowości wykonania zaleceń wydanych w związku z poprzednią kontrolą (nie dotyczy kontroli doraźnej, której przedmiotem nie jest kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych);
wyszczególnienie załączników do protokołu;
wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu uprawnieniach przewidzianych w § 22 oraz o ewentualnych zastrzeżeniach do ustaleń kontroli;
informację o zgłaszanych zastrzeżeniach i sposobie ich rozstrzygnięcia;
dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o doręczeniu jednego egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej;
datę sporządzenia protokołu oraz datę podpisania protokołu przez kontrolowanego.

Protokół powinien być przedłożony kierownikowi jednostki kontrolowanej w ciągu 14 dni od zakończenia czynności kontrolnych.

Protokół kontroli podpisują kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej - w ciągu 3 dni od jego przedłożenia - a jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowo-księgowe, również główny księgowy.
Podpisany egzemplarz protokołu kontrolujący wręcza kierownikowi jednostki kontrolowanej.

Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej zgłaszają zastrzeżenia co do ustaleń, kontrolujący dodatkowo bada zasadność zastrzeżeń i w uzasadnionych przypadkach uzupełnia lub koryguje protokół w terminie 7 dni od zgłoszenia zastrzeżenia.
Gdy kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawia podpisania protokołu, to w ciągu 3 dni jest zobowiązany złożyć pisemne uzasadnienie takiego stanowiska.
Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika lub głównego księgowego jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego oraz do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
O odmowie podpisania protokołu kontrolujący czyni wzmiankę w protokole kontroli oraz dołącza złożone przez kierownika lub głównego księgowego pisemne wyjaśnienia.

Kierownik jednostki kontrolowanej, na wniosek kontrolującego, organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń kontroli i określenia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności.
W naradzie pokontrolnej, której przewodniczy kierownik jednostki kontrolowanej, uczestniczą wskazani przez kontrolującego pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze i pracownicy odpowiedzialni za kontrolowany odcinek pracy.

Na podstawie ustaleń kontroli podmiot przeprowadzający kontrolę przygotowuje:

informację o wynikach kontroli;
projekt zaleceń pokontrolnych dla jednostki kontrolowanej lub projekt pisma powiadamiającego o nieformułowaniu zaleceń pokontrolnych;
w razie potrzeby projekt wystąpienia do innych organów kontroli bądź ścigania.

Informacja o wynikach kontroli winna zawierać krótkie omówienie dokonanych ustaleń, ocenę wagi stwierdzonych nieprawidłowości, ze wskazaniem naruszonych przepisów, zasygnalizowanie występujących zagrożeń i wnioski zmierzające do usunięcia nieprawidłowości oraz stwierdzenie o ewentualnej konieczności zawiadomienia bądź wystąpienia do innych organów kontroli bądź ścigania. Informacja może zawierać również inne uwagi i propozycje związane z wykonaną kontrolą.
Zalecenia pokontrolne powinny zawierać wnioski i polecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz usprawnienia badanej działalności wraz z podaniem terminów wykonania zaleceń.

Materiały, o których mowa w § 25 ust. 1, przekazuje się wraz z protokołem kontroli Burmistrzowi, a także nadzorującemu kontrolowaną jednostkę zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi albo Skarbnikowi (zgodnie z właściwością) w ciągu 14 dni od podpisania protokołu, do zapoznania się i podpisania zaleceń pokontrolnych przez Burmistrza.
W przypadku kontroli finansowych, informację o wynikach kontroli otrzymuje do wiadomości także Skarbnik.

Kierownik kontrolowanej jednostki w wyznaczonym terminie powiadamia, poprzez podmiot przeprowadzający kontrolę, o wykonaniu zaleceń (załączając w uzasadnionych przypadkach kopie dokumentów potwierdzających ich wykonanie) lub o przyczynach ich niewykonania.
Podmiot przeprowadzający kontrolę weryfikuje przedłożoną informację i w miarę potrzeby egzekwuje jej uzupełnienie poprzez wystąpienie bezpośrednie albo poprzez przygotowanie stosownego pisma do podpisu przez nadzorującego kontrolowaną jednostkę.
Sprawdzenie wykonania zalecenia pokontrolnego następuje w trakcie rekontroli lub kolejnej kontroli danej jednostki.

---